آموزش ثبت فاکتور فروش در انبار مجازی تجهیزات پزشکی؛ تبدیل فاکتور فروش به فایل XML

حجم زیادی از فاکتورهای فروش تجهیزات پزشکی مشمول ارز دولتی، به روش تبدیل فاکتور فروش به فایل XML تبدیل و در سامانه IMED ثبت می‌شود. اما فایل XML در زنجیره توزیع کالای سامانه IMED به چه معناست؟

نحوه  تبدیل فاکتور فروش به فایل XML

حجم زیادی از فاکتورهای فروش تجهیزات پزشکی مشمول ارز دولتی، در قالب فایل XML زنجیره توزیع کالا در سامانه IMED ثبت می‌شود. این فرایند در نهایت منجر به کسر آمار از انبار مجازی شرکت‌های تأمین و توزیع کننده تجهیزات پزشکی می‌شود. واردکنندگان و توزیع کنندگان می‌توانند به راحتی و از طریق تبدیل فاکتور فروش به فایل XML، کالاهای مشمول ارز دولتی را به طور دقیق اظهار کنند. این موضوع سبب کسر آمار اظهار شده از انبار مجازی تجهیزات پزشکی آنها می‌شود. شرکت‌های تولید کننده تجهیزات پزشکی مشمول ارز دولتی و توزیع کنندگان و اصناف ملزم به بارگذاری فاکتورهای فروش خود در سامانه انبار مجازی هستند.

امکان بارگذاری گروهی فاکتورهای اطلاعات سامانه فروش و انبار متقاضی، به عنوان بزرگ‌ترین نیازمندی شرکت‌ها و توزیع کنندگان و فعالان حوزه تجهیزات پزشکی مشمول ارز دولتی همواره مطرح بوده است. سیستم اطلاعاتی شرکت‌های تأمین کننده و توزیع کننده تجهیزات پزشکی مشمول ارز دولتی، اطلاعات خود را از طریق تبدیل فاکتور فروش به فایل XML زنجیره توزیع کالای سامانه IMED به اشتراک می‌گذارند. پس از آن حواله‌های کالای مشمول ارز دولتی را در این سامانه منتشر می‌کنند.

فایل XML، حاوی اطلاعات و فاکتورهای فروش به صورت یکجاست. با تکمیل و ارائه این فایل نیازی به وارد کردن اطلاعات تک تک فاکتورهای فروش نیست و از این جهت سرعت کار افزایش می‌یابد.

(واردکنندگان و توزیع کنندگان تجهیزات پزشکی مشمول ارز دولتی می‌توانند از طریق راهنمای این سایت، نسبت به تکمیل اطلاعات خود و تبدیل فاکتور فروش به فایل XML اقدام کنند). هدف از تبدیل فاکتور فروش به فایل XML، ارائه اظهارنامه فروش و توزیع کالای مشمول ارز دولتی و حذف بارگذاری تک تک فاکتورهای فروش در سامانه انبار مجازی است. برخی از شرکت‌ها تعداد فاکتور توزیع بالایی دارند و برای ثبت تمامی آنها به صورت دستی و پیوست فاکتور فروش، زمان زیادی باید صرف کنند. در نتیجه روند توزیع تجهیزات پزشکی مشمول ارز دولتی به کندی پیش می‌رود.

نحوه خروج شرکت‌ها از بلک لیست اداره کل تجهیزات پزشکی مشمول ارز دولتی

مدیرکل تجهیزات و ملزومات پزشکی سازمان غذا و دارو به شرکت‌های تأمین و توزیع کننده تجهیزات پزشکی گفت: اگر شرکت‌های مذکور اقدام به آپلود فاکتور فروش خود در سامانه IMED نکنند، اسناد رفع تعهد بانکی مورد بررسی قرار نگرفته و صادر نمی‌شود.
دکتر سعیدرضا شاهمرادی بیان کرد: بحث نظارت بر توزیع کالاهای مشمول ارز ترجیحی، (ارز ۴۲۰۰ تومانی و ۲۸۵۰۰ تومانی) و الزام شرکت‌ها به بارگذاری اسناد فروش در سامانه انبار مجازی دارای اهمیت زیادی است.

شرکت‌هایی که در سال ۱۴۰۱ و ۱۴۰۲ کالای خود را با ارز ترجیحی نوع یک، و شرکت‌هایی که در سال  ۱۴۰۲ کالای خود را با ارز ترجیحی نوع دو (۲۱) ترخیص نموده و به متقاضیان فروخته‌اند، باید بارگذاری اسناد فروش در سامانه انبار مجازی را انجام دهند.

وی افزود: اگر شرکتی در ضرب‌الاجل مشخص شده نسبت به بارگذاری اسناد فروش در سامانه انبار مجازی اقدام نکند، باید مابه‌التفاوت ارزی را پرداخت کند. همچنین به دلیل عدم احراز فروش کالا در شبکه قانونی، قابل پیگرد قضایی نیز خواهد بود. همچنین اگر کالا در انبار واقعی شرکت وجود دارد، باید در سامانه فورکست اظهار و ثبت شود.

الزام بارگذاری اسناد فروش در سامانه انبار مجازی و ثبت موجودی انبار واقعی در سامانه فورکست (مشمول ارز ترجیحی نوع یک و ارز ترجیحی نوع دو)

اهمیت نظارت بر زنجیره توزیع کالاهای تأمین شده با ارز یارانه‌ای و لزوم بارگذاری اسناد فروش در سامانه انبار مجازی و ثبت تعداد کالاهای موجود در انبار واقعی در سامانه فورکست بر کسی پوشیده نیست. پیرو ابلاغیه‌های پیشین، مجدد تأکید می‌شود که شرکت‌ها می‌بایست نسبت به بارگذاری تمامی اسناد فروش در سامانه انبار مجازی اقدام نموده و در صورتی که کالا در انبار واقعی شرکت موجود است، باید در سامانه فورکست اظهار شود (تجهیزات پزشکی مشمول ارز دولتی نوع یک و ترخیص شده از ابتدای سال ۱۴۰۱، کالاهای تأمین شده با ارز ترجیحی نوع دو و ترخیص شده از ابتدای سال ۱۴۰۲).

این نکته را باید خاطر نشان کرد که موجودی انبار مجازی و انبار واقعی در سامانه فورکست باید باهم تطبیق داشته باشد. در صورت هرگونه مغایرت بین موجودی کالا در سامانه انبار مجازی و انبار واقعی، مسئولیت آن بر عهده شرکت‌های تأمین کننده تجهیزات پزشکی مشمول ارز دولتی است.

شرکت‌های وارد کننده تجهیزات پزشکی مشمول ارز دولتی باید برای ثبت صحیح اطلاعات ترخیص، انبار مجازی و شناسه‌گذاری در سامانه‌های مربوطه، نکات ذیل را مد نظر داشته باشند:

• برای اظهار اطلاعات ترخیص در سامانه TTAC بخصوص کد IRC، توجه به تاریخ انقضا، تعداد موجودی کالا و قیمت واحد و … ضروری است. موارد ذکر شده مبنای داده موجود در انبار مجازی، شناسه‌گذاری و قیمت‌گذاری قرار می‌گیرد. در صورت وجود هرگونه مغایرت در اطلاعات اظهار شده تجهیزات پزشکی مشمول ارز دولتی، برطرف کردن آن فرایندی زمان‌بر و حتی غیر ممکن است.
• لازم است در صورت عدم وجود کد کوتاژ در انبار مجازی پس از گذشت ۱۰ روز از ترخیص کالای پزشکی، موضوع را از طریق سامانه khedmat.fda.gov.ir، بخش مشکلات انبار مجازی، به کارشناس فناوری اطلاعات تجهیزات پزشکی مشمول ارز دولتی اطلاع دهید.
• اگر اظهارنامه گمرکی نیاز به حذف، ویرایش یا بارگذاری مجدد دارد، برای جلوگیری از مغایرت اطلاعات، حتماً پیش از حذف، موضوع از طریق مکاتبه رسمی به اطلاع اداره کل تجهیزات پزشکی مشمول ارز دولتی رسانده شود. نکته: پیش از حل مشکل، از ثبت فاکتور فروش در انبار مجازی خودداری نمایید.
• اگر کالا از طریق بیمه استعلام اصالت داشته باشد، امکان اصلاح تجهیزات پزشکی موجود در کوتاژ مربوطه وجود ندارد.
• اگر فاکتور فروش در انبار مجازی تجهیزات اظهار شود، امکان اصلاح آنها در کوتاژ مربوطه وجود ندارد.
• در صورت مغایرت در اطلاعات تجهیزات پزشکی مشمول ارز دولتی باقی مانده در انبار، از قبیل تعداد کالا در IRC و سری ساخت در انبار مجازی، باید کالاهای مرجوع شده از سوی دریافت کننده مرجوعی تأییدیه دریافت کند تا امکان اصلاح آن فراهم شود.

تبدیل فاکتور فروش به فایل XML و مزایای فایل XML زنجیره توزیع تجهیزات پزشکی مشمول ارز دولتی

• اطلاعات فاکتورها در یک مرحله در IMED ثبت می‌شود.
• بارگذاری فاکتور فروش در سامانه انبار مجازی و فراخوانی اطلاعات به سرعت و در کمترین زمان ممکن انجام می‌شود.
• اطلاعات فروش تجهیزات پزشکی مشمول ارز دولتی را به صورت انبوه می‌توان اظهار کرد.
• برای اظهار فروش می‌توان از گزارش معاملات نرم‌افزار حسابداری استفاده کرد.
• به کمک این فایل، مرحله ورود دستی اطلاعات و بارگذاری تمامی فاکتورها حذف می‌شود.
• کسر از آمار انبار مجازی تجهیزات پزشکی مشمول ارز دولتی به سرعت قابل انجام است.

آموزش تبدیل فاکتور فروش به فایل XML زنجیره توزیع کالای سامانه IMED

برای شروع ساخت فایل XML زنجیره توزیع و تبدیل فاکتور فروش به فایل XML، ابتدا باید اطلاعات کاملی را از لیست فروش تهیه کنیم. در ادامه به دو روش می‌توان فایل XML را ایجاد و در سامانه IMED بارگذاری کرد:

۱. به صورت برون‌سپاری و ارسال سفارش به ما

۲. به صورت درون‌سازمانی و تهیه نرم‌افزار کدینگ XML زنجیره توزیع

مراحل سفارش تبدیل فاکتور فروش به فایل XML زنجیره توزیع کالا به صورت برون‌سپاری

1. دانلود فرم سفارش، تکمیل و ارسال آن به ما برای تبدیل فاکتور فروش به فایل XML (برای دریافت فرم سفارش تماس بگیرید. ۰۹۱۲۰۳۶۱۹۵۰ – ۰۲۱۴۴۱۲۲۹۶۷ – ۰۲۱۴۴۱۲۹۵۷۰)
2. پرداخت فاکتور ارسالی ارائه شده از جانب ما و پس از آن دریافت فایل XML زنجیره توزیع تجهیزات پزشکی مشمول ارز دولتی
3. بارگذاری فایل در سامانه IMED

نکات قابل توجه در هنگام پر کردن فرم سفارش تبدیل فاکتور فروش به فایل XML

• پس از دانلود فرم سفارش و برای تکمیل آن به صورت درست، حتماً فایل راهنما را به دقت مطالعه کنید.
• از حروف فارسی، حروف انگلیسی، اعداد و علائم {،.)(-/\} می‌توان برای تکمیل فرم سفارش تبدیل فاکتور فروش به فایل XML کمک گرفت.
• در هنگام تکمیل فرم اکسل، شیت جدید اضافه نکنید و نام شیت‌ها را نیز تغییر ندهید.
• اگر نیاز به نامگذاری جهت شناسایی و تفکیک فایل‌ها و اطلاعات دارید، می‌توانید به جای تغییر نام شیت، نام فایل اکسل را تغییر دهید.
• در فرم سفارش تبدیل فاکتور فروش به فایل XML، نوع توزیع و اینکه کالا را به چه کسی فروخته‌اید را به صورت ردیف به ردیف ذکر کنید.
• پس از انتخاب نوع توزیع، سلول‌های رنگی را هم پر کنید.
• پس از اتمام کار، فایل را ذخیره و به صورت فشرده برای تبدیل فاکتور فروش به فایل XML (جهت کدسازی) برای ما ارسال کنید.
• حتماً فرم سفارش را براساس نکات و راهنمای ارائه شده تکمیل و ارسال کنید.

کد یکتای دریافت کننده فاکتور تجهیزات پزشکی مشمول ارز دولتی چیست؟

با ورود اطلاعات فاکتور فروش و بارگذاری فاکتور فروش در انبار مجازی به صورت دستی، پس از انتخاب نوع توزیع و نوع دسته‌بندی توزیع، باید نام مرکز درمانی یا پزشک را وارد کرده و جستجو کنیم. در فایلی که از سوی اداره کل تنظیم شده و در آن لیست کامل مراکز درمانی، دندانپزشکی، داروخانه‌ها و اصناف کل کشور ذکر شده است، به هر کدام از این مراکز، یک کد یکتای ۸ رقمی اختصاص داده شده است. با جستجوی این کد، می‌توانید به سرعت به اطلاعات مرکز مورد نظر دسترسی پیدا کنید.

با استفاده از پروتکل XML در انبار مجازی تجهیزات پزشکی، برای ثبت اطلاعات توزیع یا فروش کالا به برخی مراکز درمانی و آزمایشگاه‌ها، می‌توان کد یکتای مرکز را وارد کرده و اطلاعات آن را به سرعت استخراج کنیم.

در لیست کدینگ مراکز دریافت کننده تجهیزات، برای هر مرکز، یک کد یکتا تعریف شده است:

• آزمایشگاه‌ها
• داروخانه‌ها
• توزیع کنندگان تجهیزات پزشکی مشمول ارز دولتی
• اصناف
• مراکز درمانی
• دندانپزشکی
•  و…

این لیست به صورت دوره‌ای توسط سامانه IMED به روز رسانی شده و آخرین نسخه آن نیز در وب‌سایت سلامت دارو ایرانیان اطلاع‌رسانی می‌شود.

مراحل سفارش در نرم‌افزار کدینگ XML زنجیره توزیع کالا (درون‌سازمانی)

1. دانلود و نصب نرم‌افزار کدینگ XML زنجیره توزیع تجهیزات پزشکی (برای دانلود و دریافت راهنمای استفاده تماس بگیرید. ۰۹۱۲۰۳۶۱۹۵۰ – ۰۲۱۴۴۱۲۲۹۶۷ – ۰۲۱۴۴۱۲۹۵۷۰)
2. تست نرم‌افزار XML زنجیره توزیع و فعال‌سازی آزمایشی
3. پرداخت فاکتور ارسال شده از جانب ما و فعال‌سازی کامل نرم‌افزار
4. ورود اطلاعات فاکتور فروش تجهیزات پزشکی مشمول ارز دولتی به نرم‌افزار و پردازش آن و دریافت خروجی XML
5. بارگذاری در سامانه

ویژگی‌های نرم‌افزار کدینگ XML زنجیره توزیع

• حجم کم و سازگاری نرم‌افزار کدینگ XML با انواع سخت‌افزار و سیستم عامل
• قابلیت استفاده برای چند کاربر
• محیط نرم‌افزاری ساده و تعاملی
• بازبینی اطلاعات مربوط به تجهیزات پزشکی مشمول ارز دولتی قبل از ثبت نهایی
• فایل‌سازی و پوشه‌سازی‌ منظم اطلاعات مربوط به تجهیزات پزشکی مشمول ارز دولتی
• چک کردن تعداد اطلاعات ورودی و حجم فایل خروجی از نرم‌افزار
• ارائه آخرین بروز رسانی نرم‌افزار مطابق پروتکل XML در انبار مجازی تجهیزات پزشکی

لیست کد مکان (GLN) و کد انبار شرکت را از کجا می‌توان پیدا کرد؟

در مورد تأمین کنندگان تجهیزات، پس از ورود به کارتابل رجیستر شرکت در سامانه IMED و انتخاب بخش XML زنجیره توزیع تجهیزات پزشکی مشمول ارز دولتی، وارد بخش دریافت لیست آخرین کدینگ نوع و مراکز دریافت کننده فاکتور شده که در انتهای صفحه می‌توان لیست و کد انبارها و کد مکان را مشاهده کرد.

در مورد توزیع کنندگان تجهیزات پزشکی مشمول ارز دولتی، پس از ورود به کارتابل رجیستر شرکت در سامانه IMED، با زدن گزینه «جستجو» در قسمت «ثبت سند توزیع کالا»، از منوی «توزیع کالای وارداتی/ تولیدی» می‌توان لیست کد تمامی انبارها را مشاهده کرد.

ثبت اطلاعات و جزئیات مالکیت مکان انبارهای شرکت‌های تجهیزات پزشکی مشمول ارز دولتی

در راستای عمل به قانون مبارزه با قاچاق کالا و ارز، پیرو ابلاغیه شماره ۶۶۴/۱۳۹۱۹۱/د مورخ ۱۴/۱۲/۱۳۹۸، شماره ۶۵۵/۴۴۷۵۲ مورخ ۲۶/۰۵/۱۳۹۵، شماره ۶۶۴/۵۶۰۲۹/د مورخ ۳۱/۰۶/۱۳۹۸ و شماره ۶۶۴/۱۷۸۲۸/ مورخ ۲۷/۰۲/۱۳۹۹، در خصوص درج اطلاعات و جزئیات تبادلات مالکیتی و مکانی تجهیزات و فرآورده‌ها، به اطلاع می‌رساند همه شرکت‌های توزیع کننده تجهیزات پزشکی مشمول ارز دولتی باید نسبت به درج اطلاعات انبارهای خود در سامانه رهگیری، ردیابی و کنترل و بررسی اصالت (TTAC) و دریافت کد GLN براساس دستورالعمل ذیل و در اسرع وقت اقدام کنند.

راهنمای ثبت اطلاعات مکانی (GLN) شرکت‌های تجهیزات پزشکی مشمول ارز دولتی

1. برای درج و ثبت اطلاعات موقعیت مکانی خود به آدرس https://ttac.ir مراجعه کنید.
2. می‌توانید برای ورود به نسخه قدیمی سامانه نیز از آدرس https://old.ttac.ir استفاده کنید.
3. قسمت ثبت اطلاعات اشخاص حقیقی و حقوقی را انتخاب کنید.
4. پس از ورود به صفحه (به عنوان مدیر عامل شرکت) از منوی موجود در سمت راست صفحه، اطلاعات شعب را انتخاب کنید. سپس در بخش دفتر مرکزی، کلید افزودن را فشار دهید. سپس اطلاعات انبارهای خود را که شامل تجهیزات پزشکی مشمول ارز دولتی هستند، در فیلدهای مشخص شده درج نمایید.

نکته: شرکت‌های توزیع کننده تجهیزات پزشکی مشمول ارز دولتی در سطح کشور و استان که تاکنون اقدام به درج و ثبت اطلاعات خود در سامانه اشخاص حقیقی و حقوقی نکرده‌اند، در ابتدا باید نسبت به ثبت اطلاعات به عنوان شرکت حقوقی اقدام کنند.

همچنین یادآور می‌شود که اصناف تجهیزات پزشکی مشمول ارز دولتی تا زمان آماده‌سازی بستر و زیرساخت لازم برای سامانه TTAC، باید همچنان اطلاعات خود را در IMED ثبت یا بروزرسانی کنند.

نکات مهم و پر کاربرد درباره فایل XML زنجیره توزیع تجهیزات پزشکی مشمول ارز دولتی

(لازم به ذکر است تمامی نکات گفته شده، در صورت برون‌سپاری تهیه فایل XML به سلامت دارو ایرانیان و یا خرید و دانلود نرم‌افزار کدینگ XML زنجیره مورد توجه قرار گرفته و ارائه آن در این بخش، فقط جنبه آموزشی دارد)

• اصناف و شرکت‌های توزیع کننده می‌توانند علاوه بر ثبت و درج اطلاعات از طریق فرم و بارگذاری در اکسل، از شیوه جدید پروتکل XML در انبار مجازی تجهیزات پزشکی، برای ارسال اطلاعات و جزئیات فاکتورهای فروش استفاده کنند. راهنمای نحوه ایجاد فایل در پیوست موجود است. اصناف و شرکت‌ها در صورت تمایل می‌توانند نسبت به اجرای دستورالعمل ابلاغی اقدام کنند. اصناف و شرکت‌های توزیع تجهیزات پزشکی مشمول ارز دولتی که حجم تراکنش بالایی دارند، به راحتی می‌توانند این دستورالعمل را اجرا و پیاده‌سازی کنند.
• اصناف و شرکت‌هایی که تمایل دارند به کمک پروتکل XML در انبار مجازی تجهیزات پزشکی، اطلاعات فاکتورهای خود را ثبت کنند، می‌توانند لیست کدینگ نهایی مراکز دریافت کننده فاکتور را از منوی زنجیره توزیع کالا (XML) قسمت دریافت لیست کدینگ نهایی پیدا کنند.
• الصاق و پیوست فاکتور، حذف شده است.
• در ثبت اطلاعات سند توزیع تجهیزات پزشکی مشمول ارز دولتی، علاوه بر IRC، سری ساخت نیز در کارتابل اصناف و شرکت‌ها قابل مشاهده است. سند توزیع باید براساس سری ساختِ معتبر در سامانه درج شود.
• ثبت کد GLN تا زمان صدور آن، برای اصناف و شرکت‌های توزیع کننده تجهیزات پزشکی مشمول ارز دولتی غیر اجباری بوده و نیاز به ثبت ندارد.
• اگر در قسمت نوع توزیع، مطب انتخاب شود، درج شماره نظام پزشکی پزشک مربوطه الزامی است.
• الزام بارگذاری اسناد فروش در سامانه انبار مجازی برای اصناف و شرکت‌ها حذف شده است. بر این اساس آنها موظف هستند تمامی فاکتورها را نزد خود نگهداری کرده و طبق درخواست اداره کل دانشگاه علوم پزشکی و بر حسب نیاز ارائه نماید.(تولید انبوه فاکتور در ساختار یا سربرگ مخصوص شرکت، توسط شرکت سلامت دارو ایرانیان امکان‌پذیر است)

مراحل بارگذاری فایل XML زنجیره توزیع تجهیزات پزشکی مشمول ارز دولتی در سامانه

پس از تبدیل فاکتور فروش به فایل XML از جانب ما و دریافت آن، مراحل بارگذاری فایل در سامانه به شرح زیر است:

1. با اکانت مدیر عامل شرکت یا صنف مورد نظر، در بخش رجیستر سامانه IMED لاگین کنید.
2. از منوی (XML) قسمت زنجیره توزیع کالا را انتخاب کنید.
3. گزینه بارگذاری (آپلود) فایل XML را انتخاب کنید.
4. از منوی «بارگذاری فایل‌های XML توزیع تجهیزات پزشکی مشمول ارز دولتی» گزینه «انتخاب فایل» را بزنید.
5. فایل‌های XML مورد نظر خود را انتخاب کنید.
6. دکمه «بارگذاری پروتکل XML در انبار مجازی تجهیزات پزشکی» را انتخاب کنید تا تمامی فایل‌ها در سایت آپلود شود.
7. در پایان، این پیغام برای شما نمایش داده می‌شود: «اطلاعات با موفقیت ذخیره شد. کد رهگیری ۰۹۵۰۸۴۳۲XML است. از منوی آرشیو و پیگیری می‌توانید آخرین وضعیت فایل ارسالی خود را بررسی کنید».

 

نکاتی که باید در بارگذاری فایل XML توزیع ارزی تجهیزات پزشکی مشمول ارز دولتی مورد توجه قرار گیرد:

این موارد پس از ثبت درخواست تهیه فایل یا تهیه نرم‌افزار کدینگ XML زنجیره توزیع از مجموعه سلامت دارو ایرانیان لحاظ می‌شود و بیان آن در این قسمت، جنبه آموزشی و اطلاع‌رسانی دارد

• پس از آپلود فایل و مشاهده پیغام بارگذاری موفقیت‌آمیز، یک کد رهگیری به فایل متقاضی تعلق می‌گیرد. طبق قوانین تعریف شده برای سایت، برای ارسال هر فایل محدودیت حجم وجود دارد. در ضمن هر متقاضی طی ۲۴ ساعت، امکان بارگذاری تعداد محدودی فایل را دارد.
• حداکثر حجم مجاز برای هر فایل انتخابی برای بارگذاری در سامانه (کیلوبایت): ۲۰۰۰
• حداکثر تعداد فایل‌های مجاز برای بارگذاری فایل XML زنجیره توزیع تجهیزات پزشکی مشمول ارز دولتی توسط هر متقاضی در روز (عدد فایل XML): 3 عدد
• حداکثر تعداد رکورد مجاز در هر فایل (XML tag): 5000

سایر نکات مهم جهت تبدیل فاکتور فروش به فایل XML

تمامی قوانین ذکر شده در دستورالعمل باید برای تبدیل فاکتور فروش به فایل XML رعایت شود. توجه به این نکته ضروری است که دستورالعمل پیاده‌سازی و اجرای فایل XML برای گروه توزیع کننده تجهیزات پزشکی مشمول ارز دولتی و اصناف با گروه وارد کننده متفاوت است.

در هنگام بارگذاری پروتکل XML در انبار مجازی تجهیزات پزشکی، فرمت فایل توسط سیستم بررسی شده و در صورت تأیید فرمت، بارگذاری با موفقیت انجام می‌گیرد. اگر به دلیل فرمت اشتباه یا اشکال در سایر فاکتورها، فایل توسط سیستم رد شود، پیغام مرتبط با خطا برای آگاهی کاربر نمایش داده می‌شود.

تأیید آپلود فایل XML توسط سیستم، به معنی تأیید اطلاعات مندرج در آن نیست. فایل‌ها براساس زمان بارگذاری شده، به ترتیب در صف پردازش سیستم قرار می‌گیرند.

براساس تعداد و همچنین حجم فایل بارگذاری شده توسط متقاضی، زمان انتظار برای پردازش فایل XML  تجهیزات پزشکی مشمول ارز دولتی ممکن است تا چند روز کاری هم به طول بیانجامد. متقاضیان باید برای آگاهی از آخرین وضعیت پردازش فایل خود، به بخش آرشیو و پیگیری اکانت خود مراجعه کند.

در فرم آرشیو، راهنمای کامل برای دانلود و مطالعه قرار داده شده است.

پس از پردازش اطلاعات مندرج در هر فایل توسط سیستم، حواله‌های شرکت به صورت سیستمی ایجاد شده و ثبت نهایی می‌شود. متقاضی می‌تواند این فاکتورها را نیز مانند دیگر فاکتورهای خود، در بخش سندهای توزیع کارتابل مشاهده کند.

براساس تصویر زیر، فایل یا فایل‌های XML را انتخاب و سپس دکمه بارگذاری پروتکل XML در انبار مجازی تجهیزات پزشکی،  IMED را بزنید.

پس از آپلود فایل XML زنجیره توزیع تجهیزات پزشکی مشمول ارز دولتی در سامانه رجیستر IMED با پیغام زیر روبرو می‌شوید:

و در ادامه

معرفی منوی آرشیو فایل‌های XML زنجیره توزیع تجهیزات پزشکی مشمول ارز دولتی در سامانه IMED

در این منو، لیست تمامی فایل‌های XML زنجیره توزیع تجهیزات پزشکی مشمول ارز دولتی که در سامانه بارگذاری شده است، نمایش داده می‌شود. فایل‌های آپلود شده، در ابتدا به صورت وضعیت آپلود اولیه فایل XML نمایش داده می‌شود که در صف پردازش سیستمی قرار دارند. پس از پردازش و تأیید یا رد پروتکل XML در انبار مجازی تجهیزات پزشکی، نتیجه در ستون وضعیت به کاربر نمایش داده می‌شود.

در صورت رد فایل، کاربر برای آگاهی از جزئیات و دلایل این موضوع باید وارد بخش جزئیات شود. تا قبل از پردازش فایل توسط سیستم، امکان حذف آن توسط کاربر وجود دارد.

و در ادامه تصویر زیر را مشاهده می‌کنید

با انتخاب دکمه دریافت خروجی اکسل، شامل لیست خطاهای فایل، موارد زیر را می‌توان مشاهده کرد:

1. نوع توزیع
2. نوع توزیع بر اساس کد وارد اعلام شده
3. کدینگ دریافت کننده
4. مشاهده دریافت کننده تجهیزات پزشکی مشمول ارز دولتی بر اساس کد اعلام شده
5. نام دریافت کننده تجهیزات پزشکی مشمول ارز دولتی
6. کد ملی/ شماره پاسپورت دریافت کننده
7. تابعیت دریافت کننده
8. استان دریافت کننده
9. و…

معرفی نرم‌افزار کدینگ XML زنجیره توزیع کالا IMED

به کمک نرم‌افزار کدینگ XML زنجیره توزیع تجهیزات پزشکی، به سادگی می‌توان فاکتورهای فروش را براساس زمان‌بندی مشخص، ماهانه، فصلی یا زمان‌بندی دلخواه، به فایل XML زنجیره توزیع تبدیل و در سامانه IMED بارگذاری کرد.

از مزیت‌های استفاده از نرم‌افزار XML زنجیره توزیع به صورت درون‌سازمانی می‌توان به افزایش سرعت انجام کار و کاهش هزینه‌ها اشاره کرد. همه شرکت‌های تأمین کننده و توزیع کننده تجهیزات پزشکی مشمول ارز دولتی که مجاز به بارگذاری فایل XML در سامانه هستند، می‌توانند هم به صورت درون‌سازمانی و هم به صورت برون‌سپاری اقدام به تولید و آپلود فایل XML زنجیره توزیع تجهیزات پزشکی مشمول ارز دولتی در سامانه کنند. این خدمات به هر دو صورت درون‌سازمانی و برون‌سپاری توسط مجموعه سلامت دارو ایرانیان به همه شرکت‌ها ارائه می‌شود.

اطلاعات ورودی مورد نیاز برای تبدیل فاکتور فروش به فایل XML در نرم‌افزار کدینگ به شرح زیر است:

اطلاعات صادر کننده فاکتور

• کد انبار مجازی برای توزیع کنندگان تجهیزات پزشکی مشمول ارز دولتی
• کدGLN  برای واردکنندگان تجهیزات پزشکی

اطلاعات دریافت کننده فاکتور

• نوع توزیع
• نام دریافت کننده
• کد ملی/ شماره پاسپورت دریافت کننده تجهیزات پزشکی مشمول ارز دولتی

اطلاعات فروش شرکت شامل

• کد IRC
• شماره ثبت سفارش
• شماره اظهار
•  و…

پس از ورود اطلاعات درخواستی و تبدیل فاکتور فروش به فایل XML زنجیره توزیع، کدسازی انجام شده و هر خروجی در پوشه مجزا نمایش داده می‌شود.

راهنمای منوی آرشیو فایل XML زنجیره توزیع تجهیزات پزشکی مشمول ارز دولتی  در تبدیل فاکتور فروش به فایل XML

از پروتکل XML در انبار مجازی تجهیزات پزشکی، می‌توان به عنوان حلقه ارتباطی جهت امکان تبادل اطلاعات بین سیستم اطلاعاتی شرکت‌های تأمین/ توزیع کننده و سامانه صدور حواله کالای مشمول ارز دولتی (IMED) یاد کرد. اداره کل تجهیزات، پروتکل‌های اجرا و پیاده‌سازی در سطح شرکت‌ها و توزیع کننده‌ها را در اختیار متقاضیان قرار می‌دهد.

تیم فنی شرکت‌های تأمین/ توزیع کننده تجهیزات پزشکی مشمول ارز دولتی، با توجه به قوانین، دستورالعمل و طبق ساختار نرم‌افزار XML زنجیره توزیع، فروش و انبار خود، خروجی اطلاعات حواله‌ها را با همین فرمت پیاده‌سازی می‌کند. مطالعه آخرین نسخه دستورالعمل راهنمای تبدیل فاکتور فروش به فایل XML به تیم فنی شرکت/ توزیع کننده توصیه می‌شود. در این سند فرض بر این است که فایل XML زنجیره توزیع، توسط متقاضی تولید و در سامانه IMED با موفقیت آپلود شده است.

متقاضی می‌بایست پس از لاگین به درگاه رجیستر سایت اداره کل تجهیزات، فرم آرشیو و پیگیری فایل‌های بارگذاری شده را از منوی زنجیره توزیع کالا انتخاب کند.

پس از بارگذاری موفق هر پروتکل XML در انبار مجازی تجهیزات پزشکی، یک کد رهگیری به متقاضی داده می‌شود. در این بخش همه فایل‌های بارگذاری شده توسط متقاضی نمایش داده می‌شود.

در بخش آرشیو، علاوه بر نمایش کد رهگیری، آخرین وضعیت فایل و تاریخ بارگذاری نیز نشان داده می‌شود.

فایل‌هایی که به صورت موفق آپلود می‌شوند، ابتدا با وضعیت آپلود اولیه فایل، در سایت IMED ذخیره شده و سپس در صف پردازش قرار می‌گیرند.

بعد از اتمام پردازش، نتیجه تأیید یا رد فایل در ستون «آخرین وضعیت» نشان داده می‌شود. ذکر این نکته الزامی است که تا قبل از پردازش فایل، امکان حذف آن توسط متقاضی وجود دارد. تمامی فایل‌هایی که توسط شرکت‌های تأمین و توزیع کننده در سیستم بارگذاری می‌شوند، براساس تاریخ و ساعت بارگذاری در صف پردازش قرار می‌گیرند. روال زمان انتظار برای پردازش پروتکل XML در انبار مجازی تجهیزات پزشکی، چند روز کاری است که البته سعی بر این است که به حداقل زمان ممکن کاهش پیدا کند.

بخش مهم دیگر در قسمت آرشیو و پیگیری فایل‌ها، لینک «مشاهده جزئیات» است. در این بخش، سامانه، اطلاعات بارگذاری شده توسط شرکت را به صورت قسمت‌های قابل فهم و براساس اطلاعات کدینگ‌های استفاده شده نمایش می‌دهد. هر کدام از تگ‌های موجود در پروتکل XML در انبار مجازی تجهیزات پزشکی، یک رکورد از لیست را تشکیل می‌دهند. اگر فایل XML پس از پردازش توسط سامانه رد شود، وضعیت و دلایل رد آن در دو ستون «نتیجه اعتبارسنجی اطلاعات رکورد و شرح خطا/ خطای یافت شده» نشان داده می‌شود.

این نکته را باید یادآور شد که وجود یک آیتم نامعتبر در یک فایل  XMLزنجیره توزیع تجهیزات پزشکی مشمول ارز دولتی، سبب رد کل فایل می‌شود. در نتیجه متقاضی باید با تصحیح و رفع خطای مشخص شده، اقدام به بارگذاری مجدد فایل برای پردازش کند تا دوباره در صف پردازش قرار بگیرد. حتی ممکن است یک آیتم از فایل، دارای یک یا چندین خطا باشد. در این صورت سعی می‌شود در ستون «شرح خطا/ خطای یافت شده» به صورت کامل در این باره توضیح داده شود.

راهنمای ثبت مرجوعی تجهیزات پزشکی مشمول ارز دولتی

تنها برای اسناد تأیید شده و توسط شخص متقاضی دریافت کننده کالا، امکان ثبت مرجوعی وجود دارد.

اگر پس از گذشت سه ماه از زمان درخواست مرجوعی ارسال شده توسط مراکز درمانی و مؤسسات پزشکی، این موضوع تعیین تکلیف نشود، درخواست به صورت خودکار تأیید شده و کالا به انبار مجازی شرکت تأمین کننده تجهیزات پزشکی مشمول ارز دولتی اضافه می‌شود.

و اگر پس از گذشت دو هفته از زمان درخواست مرجوعی ارسال شده توسط توزیع کننده/ صنف، این موضوع تعیین تکلیف نشود، درخواست به صورت خودکار، رد و کالا به انبار مجازی شرکت توزیع کننده/ صنف باز می‌گردد.

سؤالات متداول تبدیل فاکتور فروش به فایل XML

چرا برخی شرکت‌ها در بلک لیست IMED قرار می‌گیرند؟

اگر از آمار انبار مجازی، کالای توزیع شده کسر نشود یا فاکتورهای فروش به صورت دستی ثبت نشوند و یا فاکتور فروش یا اظهار توزیع توسط فایل XML ثبت نشود، شرکت در لیست سیاه IMED قرار می‌گیرد.

پروتکل XML زنجیره توزیع تجهیزات پزشکی چیست؟

پروتکل XML در انبار مجازی تجهیزات پزشکی، فایلی است که به کمک آن می‌توان اطلاعات فاکتور فروش تجهیزات را به صورت یکجا، راحت و آسان در سایت IMED اظهار کرد تا از آمار انبار مجازی شرکت به صورت کامل کسر شود.

نحوه ساخت فایل XML زنجیره توزیع چگونه است؟

به ۲ صورت برون‌سپاری و درون سازمانی این کار را می‌توان انجام داد: - در حالت برون‌سپاری، اگر تأمین کننده یا توزیع کننده تجهیزات پزشکی مشمول ارز دولتی هستید، پس از ثبت سفارش، باید فرم ارسال شده از جانب ما را تکمیل کرده و سپس برای ما ارسال کنید. پس از واریز فاکتور ارسالی از طرف ما، فایل XML را دریافت کرده و در سامانه IMED بارگذاری کنید. - در حالت درون‌سازمانی، با سفارش نرم‌افزار کدینگ XML زنجیره توزیع و تهیه آن از ما، می‌توانید اطلاعات و جزئیات همه فاکتورهای فروش را به فایل XML تبدیل کنید. نهایتاً باید فایل را در سامانه IMED بارگذاری کرده و منتظر پردازش آن ظرف مدت ۳ روز کاری باشید. پس از تأیید فایل، اطلاعات ثبت شده به یکباره از آمار انبار مجازی کسر می‌شود.

هزینه تبدیل فاکتور فروش به فایل XML زنجیره توزیع چقدر است؟

هزینه تبدیل فاکتور فروش به فایل XML، به تعداد ردیف سفارش، وجود یا عدم وجود خطا و دفعات اصلاح فرم سفارش بستگی دارد.

چگونه می‌توان نرم‌افزار کدینگ زنجیره توزیع را سفارش داد؟

پس از واریز وجه، لینک دانلود نرم‌افزار کدینگ XML برای شما ارسال می‌شود. پس از نصب و فعال‌سازی آزمایشی، فعال‌سازی کامل انجام می‌شود. آموزش نرم‌افزار نیز در اختیار شما قرار می‌گیرد.

آیا نرم‌افزار کدینگ XML دارای قفل سخت افزاری است؟

خیر

آیا می‌توان نرم‌افزار XML زنجیره توزیع را به صورت قسطی خرید؟

بله، امکان استفاده از نرم‌افزار کدینگ XML طی اقساط هم وجود دارد. پس از واریز هر قسط تا قسط بعدی نیز امکانات نرم‌افزار به طور کامل در دسترس شما قرار دارد. امکان تقسیم مبلغ واریزی به ۳ قسط هم وجود دارد.

آیا می‌توان نرم‌افزار XML زنجیره توزیع را روی چند سیستم در یک شرکت نصب کرد؟

بله، در یک سازمان، چند کاربر به صورت همزمان می‌توانند نرم‌افزار کدینگ XML را روی سیستم خود نصب و فعال داشته باشند.

آیا تبدیل فاکتور فروش به فایل XML تنها راه‌حل کسر از آمار انبار مجازی است؟

خیر، از طریق ورود دستی اطلاعات و بارگذاری فاکتور فروش در سامانه انبار مجازی، با صرف وقت و هزینه زیاد می‌توان این کار را انجام داد.

آیا می‌توان کدسازی XML را برای چند شرکت با یک نرم افزار انجام داد؟

بله، ولی هر شرکت باید هزینه اشتراک فعال‌سازی خود را به صورت جداگانه پرداخت نماید. به عنوان مثال اطلاعات فروش سه شرکت مجزا را به کمک یک نرم‌افزار XML زنجیره توزیع می‌توان به صورت تفکیک شده و منظم، به فایل XML زنجیره توزیع تجهیزات پزشکی مشمول ارز دولتی تبدیل کرد. اما باید سه هزینه برای این کار پرداخت شود.